Por qué Aforus no registra horas
Es la primera pregunta que hace casi todo el mundo, y la respuesta corta es que no las registra a propósito.
La respuesta larga vale la pena, porque explica casi todo lo demás del producto.
Dos trabajos que se parecen y no son el mismo
Una consultora tiene dos preguntas que suenan parecidas:
- ¿En qué se fue el mes que pasó? Cuántas horas puso cada quien, en qué proyecto, cuánto de eso era facturable.
- ¿Qué va a pasar en los próximos seis meses? Quién está libre, si cabe lo que viene, cuál va a ser el margen.
La primera es contabilidad de lo ocurrido. La segunda es planificación de lo que no ha ocurrido. Se parecen porque las dos hablan de personas y de horas, pero se usan en momentos distintos, las llenan personas distintas y sirven para decisiones distintas.
Qué pasa cuando una herramienta intenta las dos
Pasa algo muy concreto: el registro se come la planificación.
El registro de horas tiene una propiedad que la planificación no tiene — es obligatorio. Alguien tiene que llenarlo todas las semanas, alguien tiene que perseguir a quien no lo llenó, y alguien tiene que aprobarlo. Eso convierte a la herramienta en un trámite, y una herramienta que además es un trámite deja de abrirse para pensar.
El resultado se ve siempre igual: la planificación termina en una hoja de cálculo aparte, que es donde de verdad se decide. La herramienta cara guarda el pasado y el archivo de siempre decide el futuro.
Qué hicimos en vez de eso
Aforus planifica y nada más. No hay una casilla que llenar cada viernes, ni un ciclo de aprobación, ni una lista de quién no reportó.
Lo que sí hay es una consecuencia menos obvia: como no hay horas reales, todo lo financiero se deriva del plan. El ingreso, el costo y el margen salen de las asignaciones, no de una captura aparte. Si mueves a alguien de proyecto, el pronóstico se mueve con él en el mismo gesto.
Eso tiene una ventaja que no se aprecia hasta que se pierde: no hay dos verdades que reconciliar. En una herramienta con timesheets, el plan dice una cosa y las horas reportadas dicen otra, y buena parte del trabajo de administrarla consiste en explicar la diferencia.
Lo que esto te cuesta
Vale decirlo claro, porque no es gratis:
- No sabes cuánto se desvió el plan de la realidad. Si necesitas ese número, necesitas timesheets, y Aforus no te los va a dar.
- No sirve para facturar por horas trabajadas. Si tu contrato es «cobramos lo que se puso», la fuente de esa factura tiene que ser otra.
- No reemplaza al sistema de nómina ni al contable.
Si alguna de esas tres es tu problema principal, hay herramientas que lo hacen bien y conviene que sigas con ellas.
Y lo que te devuelve
Si tu problema es el otro —decidir si tomas el proyecto que te acaban de proponer, y saber en qué va a quedar el margen del trimestre— entonces lo que ganas es una herramienta que se abre porque sirve, no porque toca.
Es la diferencia entre un sistema que te pregunta qué hiciste y uno que te ayuda a decidir qué vas a hacer.